社内勉強会レポート【案件管理システム】

アミテスでは週1で30分くらい時間をとって勉強会を開催しています。

先週のお話しになりますが、僕は金曜日に初めて参加しました。電話の対応から、HPを制作したお客様に月一でお送りしているアクセスレポートのことまで、ジャンルは様々のようです。アクセスレポートのことはまた改めて書きたいですね。ちょっとまだ僕の理解が追いついていないので、少々お待ちください。。。

さて、今回は「案件の取り扱い方」についてです。アミテスでは一つ一つ実際にお仕事として進んでいる案件について、アミテス独自で開発した管理システムにより、「今この案件がどうなっているのか」「誰がなにをすればいいのか」がわかるようになっています。見積書とも紐づいていますし、さらには、お客様ごとにどんな対応をしてきたのかもわかります。僕の前職の印刷会社でもこのような案件管理システムはありましたが、見積書と紐づけられるといった機能はなかったでので、率直に「いいじゃん！」ってなりましたね。あっちこっち見るのは面倒なので。実際にアミテスのお客様が、アミテスの管理システムを導入したケースもあるそうです。どうですかねみなさん？（宣伝）

今回はその社内システムを一つ一つの案件に対し、どう運用していくのかおさらいです。

実際の勉強会風景です。右手前で説明をされているのが曽我さん。ピースをしているのが大野会長です。ちゃんと聞いてくださーい。曽我さん大事な話をしてますよ。でも会長のこういうサービス精神は大好きです。

社内システムってもちろんいつも使っているものです。なので、「今さら？」と思われる方もいるかもしれません。でも運用の仕方をフローチャートに沿って改めて確認していくと、「あれ？この場合はどうなの？」ってことが出てきます。やっぱりお客様のご要望って様々ですので、当初のマニュアルに当てはまらないことってあるんですね。例外の処理をどうするかってところですね。こういうのって普通に流れているように見えて、もしかしたら誰かの負担になっていて、しれっとその人がカバーしてくれているだけかもしれません。みんなで共有すると、効率化のためのアイデアを出すことができます。新しいものを吸収することも大事ですが、「当たり前のこと」に時間をとってメスを入れてみるのも大事ですね。

さて、この勉強会、講師役は毎回人が変わるそうです。私にもお鉢が回ってくるってことじゃないですか。恐ろしいですね。「頑張らないブログの書き方」とかでお茶を濁そうと思います。

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